▪ زود به زود و همیشه مطالبتان را ذخیره کنید
شما میانه تان با ذخیره کردن پشت سرهم خوب است؟ اگر جواب خیر است، هنگامیکه بدانید که
Word بصورت اتوماتیک اطلاعات شما را ذخیره می‌کند و زمانیکه مشغول کار بر روی متن تان هستید این کار را انجام می‌دهد، خوشحال خواهید شد. البته تعین زمان برعهده شماست. برای تنظیم به سمت Tools، Option بروید سپس گزینه Save را فعال کنید. مطمین باشید که Save Auto recover into every فعال باشد. در مقابل فیلد minutes مقداری عددی زمان مورد نظر را بر حسب دقیقه وارد کنید. (همچنین می‌توانید با کلیدهای arrow up/down مقداری عددی مورد نظر را وارد کنید). من مجبور بودم هر بار بعد از هر جمله که تایپ می‌کردم Save را فشار دهم و عمل ذخیره را انجام دهم یا از Ctrl-S استفاده کنم (تا زمانیکه احتیاج نداشتم به این قسمت مراجعه نکرده بودم) اما جالب است بدانید که Auto Recover همیشه حلال مشکلات من بوده است.
ترفند
اگر شما چند تا مطلب را همزمان در
Word فعال نموده اید و می‌خواهید همزمان آنها را ذخیره کنید کافیست تا دکمه Shift را نگهدارید و سپس پنجره File را باز کنید. دستور Save به Save All تغییر پیدا می‌کند و در یک لحظه تمام مطالبی که فعال هستند ذخیره می‌شوند.
▪ یک راه دیگر
شما معمولا احتیاج ندارید تا فضاهایی را که بصورت عمودی در متن
Word وجود دارد را انتخاب کنید ولی اگر مجبور باشید این عمل را انجام دهید و چگونگی آنرا ندانید قطعا دچار مشکل می‌شوید. اگر مجبور باشید از یک سند خیلی حجیم که شامل صفحات زیاد و دارای کاراکترهایی در ابتدای هر خط است استفاده کنید منظور من را درک خواهید کرد. می‌توانید کاراکترهایی را که نمی‌خواهید، خودتان خط به خط Delete کنید. اما یک راه خیلی سریعتر وجود دارد: کلید Alt را هنگامیکه در انتهای سمت چپ در بالاترین ستون و ابتدای خط اول قرار دارد فشار دهید و تا آنجایی که می‌خواهید نشانه بگذارید. با یک بار انجام دادن این عمل شما می‌توانید آن محل هایی را که مشخص کرده اید با فشار دادن کلید Delete از بین ببرید.
▪ قالب بندی سریع
هنگامیکه شما یک کلمه تنها مانند Say را که می‌خواهید بصورت Bold، Italic، یا Underline وارد کنید لزومی‌ندارد که تمام کلمه را انتخاب کنید و سپس Ctrl-B، Ctrl-I یا قالبهای دیگر را اعمال کنید. کافیست که Cursor را در هر کجای کلمه قرار دهید و قالبی را که مدنظرتان است انجام دهید. این عمل شما را از زحمت استفاده کردن از ماوس یا double click و یا نگهداشتن کلید Shift زمانیکه از arrowkey استفاده می‌کنید برحذر می‌دارد. این امکان راحتی است که
Word در نظر گرفته است. اگر در اجرای این مورد مشکلی دارید به قسمت Tools Option بروید و سپس پنجره Edit را فعال کنید و در پایان گزینه When Selecting, automatically select
Word را فعال کنید.
▪ نکته ای درباره حروف بزرگ و کوچک
بعضی از افراد مایل هستند از حروف بزرگ و یا کوچک استفاده کنند مانند cREATIVELY. بعضی افراد، دوست دارند به کلماتی که فکر می‌کنند خیلی مهم است توجه کنند، و برخی دیگر نیز دوست دارند ساکت باشند. اما اگر این گاهی اوقات اتفاق می‌افتد، کار پرزحمتی نیست که متن مورد نظر را خودتان به راحتی تغیر دهید. اما اگر در یک متن خیلی زیاد این وضعیت تکرار شود، در این لحظه است که با کمک
Word می‌توانید تغییرات را اعمال کنید. برای تغییر دادن کلمه شما می‌توانید Cursor را در محل مورد نظر کلمه یا جمله قرار دهید و سپس گزینه های Format و Change Case را انتخاب کنید. در این صورت به شما اجازه داده می‌شود تا به حروف بزرگ یا کوچک یا بصورت تیتر رشته مورد نظر را تبدیل کنید. از این راحت تر امکان پذیر نیست. اما اگر زمانی مطالب شما بصورت اشتباه اجرا شد لزومی‌ندارد خودتان را با پنجره ها و فهرستها درگیر کنید. کافیست متن تان را انتخاب کنید و سپس Shift-F3 را فشار دهید تا وضعیتی که مدنظرتان است اعمال شود. این کلید تمام حالتهای حروف بزرگ، کوچک و یا بصورت تیتر را در بر می‌گیرد و این یک معجزه کوچک است.
▪ جدول زیبایی طراحی کنید
جدول
Word در حالت کلی شامل مجموعه ای از جعبه هاست که مطالب در داخل آنها قرار دارد. عملا بله ذاتا نه. خوشبختانه با دستور Table Autoformat یک قدم برای کمک به شما برداشته است تا جداول بسیار زیبا و شکیل ایجاد کنید که براحتی بر روی آنها اعمال انجام شود. برای اینکه با نحوه کار آشنا شوید یک مطالبی را که دارای جدول میباشد اجرا کنید و یک جدول جدید ایجاد کنید. حالا در داخل جدول گزینه Table Table Autoformat را انتخاب کنید.
Word پنجره Table Autoformat را نمایش خواهد داد که شامل یک فهرست بلند بالا از روشهای ساخت جدول میباشد.
شما می‌توانید از میان قالبهای متنوع که در یک فهرست قرار دارد با انتخاب کردن اسم آنها به عنوان مثال Table 3D effect 3 جدول مورد نظر را در صفحه نمایش مشاهده کنید. همانطور که ملاحظه می‌کنید همه چیز کاملا مشهود است و همه چیز درست و صحیح نوشته می‌شود. زمانیکه ساختار جدول مورد نظرتان را پیدا کردید کافیست تا اسم آنرا highlight کنید سپس گزینه Apply را اجرا کنید. بفرمایید جدول شما ساخته شده است.
▪ چه اتفاقی برای فایلها افتاده است؟
Word به راحتی به شما اجازه می‌دهد تا یک مطلب را فعال کنید و بازخوانی نمایید. فقط کافیست منوی File را باز کنید و از پایین منوی اصلی فایل مورد نظر را انتخاب کنید. در حالت کلی منوی File به شما اجازه دسترسی به چهار فایل را می‌دهد. من را یک آدم طعمکار به حساب بیاورید زیرا که این اصلا برای من کافی نیست. بدون هیچگونه توضیحی در مورد شخصیتم، به شما می‌گویم که من از فایلهای خیلی زیادی که در پرونده های مختلف وجود دارند بصورت هر روزه استفاده می‌کنم اما وقتی که تعداد آنها زیاد می‌شود آدم دچار سردرگمی‌می‌شود که کدام فایل در کدام پرونده قرار دارد. اجباری ندارید که فقط با آخرین 4 فایلی که کار کرده اید سروکار داشته باشید. شما می‌توانید این تعداد را بین 1 تا 9 تغییر دهید.
در اینجا توضیح خواهم داد چگونه این عمل را انجام دهید:
گزینه Tools Options را انتخاب کنید و سپس بخش General را انتخاب کنید. در سمت راست جمله Recently Used File List مقدار عددی تعداد فایلهایی را که دوست دارید در منوی فایل برای شما نمایش داده شود را وارد کنید. لازم به توضیح است که می‌توانید از کلیدهای اشاره گر برای کم یا زیاد کردن اعداد نیز استفاده کنید. سپس OK را فشار دهید. اگر مقدار عددی را کم کرده اید لازم است تا بیشتر از چهار فایل را اجرا کنید تا متوجه تغییر شوید. اگر هم بنابه دلایل امنیتی مایل نیستید تا فایلهایی را که استفاده می‌کنید در منوی فایل نمایش داده شوند، عدد مقابل جمله Recently Used File List را حذف کنید و سپس OK را فشار دهید.
به هر حال شما می‌توانید از منوی Start ویندوز برای فایلهایی که در هر قسمت ویندوز فعال کرده اید استفاه کنید. کافیست تا گزینه Start Documents را انتخاب و سپس فایل مورد نظر را از فهرست موجود انتخاب کنید.
▪ جایگزینی متن بصورت خودکار
Word شامل یک گزینه جدید به نام AutoText میباشد که اجازه می‌دهد تا زمانیکه شما اول کلمه ای را تایپ می‌کنید خودش تمام کلمه را بنویسد. هنگامیکه شما اول کلمه را تایپ می‌کنید
Word بلافاصله آنرا می‌شناسد و Pop-up Box نمایان می‌شود، Enter را فشار دهید و
Word عبارت را کامل می‌کند. این عمل بسیار سودمند است شما با AutoText علاوه بر اینکه در وقتتان صرفه جویی می‌کنید می‌توانید ورودی هایی را نیز خودتان تعریف بکنید. بطور واضح تر هنگامیکه شما مجبور هستید تا آدرستان، وضعیت تان و یا حتی آدرس وب سایتی را بطور مکرر در متنتان بکار ببرید، مجبور هستید تا هر بار آنرا تایپ کنید و یا به شیوه Copy و Paste از آن استفاده کنید. می‌توانید آنرا در AutoText ذخیره کنید و فقط با یک کلید مطالب مورد نظر را در متن تان قرار دهید. جالب تر اینکه
Word حتی یک متن خیلی طولانی را نیز ذخیره می‌کند.
برای استفاده از این ویژگی، مطلب مورد نظرتان را در AutoText تایپ و از نظر نوع خط، اندازه فونت و غیره آنرا قالب بندی و سپس فعال کنید. گزینه Insert AutoText New را انتخاب کنید. لازم به توضیح است که در انتهای پاراگراف یک نشانگر وجود دارد، اگر آنرا مشاهده نمی‌کنید گزینه Tools Options View Paragraph marks را انتخاب کنید. زمانیکه متن تان را ایجاد کردید، در مقابل Please name your AutoText entry یک اسم برای آن در نظر بگیرید. مطمین باشید اسمی‌که انتخاب کرده اید حداقل 4 حرف باشد تا بعدا
Word به راحتی آنرا بشناسد. سپس گزینه OK را فشار دهید تا اطلاعاتتان کامل شود.
برای استفاده از متنی که درست کردید در Autotext اسم انتخابی را وارد کنید. زمانیکه شما چند حرف از آن را تایپ کنید پنجره انتخاب ظاهر می‌شود. Enter یا F3 را فشار دهید تا متنی که در AutoText ذخیره کردید در مطالب تان قرار گیرد. (اسمی‌را که شروع به تایپ کردن کرده بودید ناپدید خواهد شد). اگر در حال تایپ کردن مطالبتان بودید و پنجره AutoText ظاهر شد و نخواستید از آن استفاده کنید به تایپ کردن ادامه دهید پنجره خود به خود محو خواهد شد. اگر زمانی شما نامی‌را که برای ظاهر شدن متن مورد نظرتان انتخاب کرده بودید فراموش کرده اید می‌توانید با انتخاب گزینه Insert AutoText در پنجره Autotext از فهرستی که نمایان می‌شود اسم مورد نظرتان را انتخاب کنید و به حافظه تان کمک کنید. سپس گزینه Insert را فشار دهید و بعد از آن OK را اعمال کنید.
▪ تصحیح مطالبتان در کمترین زمان
Autocorrect یک راه دیگر برای استفاده راحت تر از Microsoft
Word میباشد. این شیوه برای صحیح کردن اشکالات تایپی بصورت اتوماتیک میباشد. اگر زمانی adn را که در اصل بصورت and باید باشد و یا teh را که the میباشد تایپ کردید بدین شیوه صحیح می‌شوند. Autocorrect همچنین بهترین راه برای نوشتن متن و صرفه جویی در زمان میباشد.
زمانیکه شما از Autocorrect بجای Autotext استفاده می‌کنید لزومی‌ندارد تا از Enter یا F3 استفاده کنید زیرا
Word خودش بطور اتوماتیک کار تصحیح را انجام می‌دهد، به اضافه اینکه شما می‌توانید با دو حرف پروسه کاریتان را انجام دهید. بطور واضح تر، برای اینکه آدرس Email خودتان را هر زمان در
Word می‌خواهید تایپ کنید می‌توانید با زدن zz این کار را به راحتی انجام دهید. گزینه Tools Autocorrect Options را انتخاب کنید تا پنجره Autocorrect ظاهر شود. (گزینه Tools Autocorrect بستگی به نسخه
Word که استفاده می‌کنید دارد). سپس حرف ZZ را در محل تعیین شده وارد کنید و سپس آدرس Email خود را در فضای تعیین شده تایپ کنید. گزینه های Add، Ok را تایید کنید. حالا هر زمان شما ZZ را تایپ کنید و سپس Spacebar یا هر یک از حروف نشانه را تایپ کنید
Word بطور اتوماتیک آدرس Email شما را به جای متن قرا می‌دهد.
ضعف این شیوه در این است که به هیچ وجه به شما اخطار نمی‌دهد و از شما اجازه نمی‌گیرد. (مانند کاری که در Autotext ملاحظه کردید) اگر
Word متنی را که شما نمی‌خواهید جایگزین کرده فقط کافیست که گزینه undo را اجرا کنید و یا Undo Autocorrect Edit را اعمال کنید در اینصورت
Word متن اولیه شما را باز می‌گرداند.
▪ حاشیه بندی متن
آیا شما برای آغاز یک مطلب از Spacebar و یا کلید Tab استفاده می‌کنید؟ خجالت آور است.
Word دارای یک خط کش میباشد که به شما امکان این کار را می‌دهد. (اگر خط کش فعال نیست View و سپس Ruler را انتخاب کنید) در سمت چپ خط کش شما متوجه دو عدد مثلث که در بالای یک مربع قرار دارند می‌شوید. دو مثلث و یک مربع نشانه هایی هستند که توسط آنها یک پاراگراف مشخص می‌گردد. مثلث بالایی معرف اولین خط هر پاراگراف میباشد مثلث پایینی آخرین خط صفحه را بیان می‌کند و مربع اندازه خط اول و ورودی پاراگراف را نمایش می‌دهد. همچنین یک نشانگر در سمت راست خط کش وجود دارد.
حال یک امکان دیگر خط کش را به شما معرفی می‌کنم. در داخل یک پاراگراف قدیمی‌مراجعه کنید و یا یک پاراگراف جدید ایجاد کنید. و مثلث بالایی بر روی خط کش را نیم اینچ نیم اینچ به داخل متن ببرید.
Word بصورت اتوماتیک خط اول را به اندازه نیم اینچ داخل پاراگراف می‌برد. زمانیکه شما در انتهای هر پاراگراف Enter را فشار می‌دهید
Word بصورت خودکار پاراگراف بعدی را به اندازه نیم اینچ جلو می‌برد. منظور این است که شما می‌توانید یک مطلب در
Word تایپ کنید و در خط اول با علامت گذاری به نیم اینچ بر روی خط کش 200 صفحه را تایپ کنید بدون اینکه نیاز به انجام دادن اینکار بطور دستی برای هر پاراگراف باشد.
▪ جایگزینی حروف
جایگزین کردن و پیدا کردن بعضی از حروف بدون شک و تردید یکی از امکاناتی است که
Word در اختیار ما گذاشته است. نه تنها شما به سرعت و راحت می‌توانید هر مورد و کلمه ای را جایگزین کنید و تغییر دهید، همچنین می‌توانید نوع نوشتن، کاراکترهای ویژه و حتی فضاهای خالی را تغییر بدهید. برای اینکه پنجره ای که مربوط به جایگزین کردن و پیدا کردن میباشد سریع فعال شود و دستتان را از روی صفحه کلید برندارید ابتدا CTRL-M و سپس F5-Alt-P را فشار دهید.
استفاده از گزینه Find and Replace بسیار راحت تر از پیدا کردن لغت مورد نظر توسط خودتان و تغییر دادن آن است. بطور دقیق تر، بعضی از نویسنده ها که از ماشین تحریرهای قدیمی‌استفاده می‌کردند در هر بار استفاده از صفحه کلید هنگامیکه از Spacebar استفاده می‌کند آنرا دوبار فشار می‌دهند. برای پیدا کردن و جایگزین کردن سریع تمام دو فاصله ای که در متن زده است و تبدیل آنها به یک فاصله فقط کافیست در مقابل جمله Find What دوبار Spacebar را فشار دهید و سپس در مقابل گزینه Replace With یک بار Spacebar را فشار دهید و سپس گزینه Replace All را تایید کنید.
آیا می‌خواهید کاراکترهای مخصوصی را مثل پاراگرافهایی را که نمی‌خواهید یا فاصله هایی که با Tab ایجاد شده است یا بطور اتوماتیک یک خط را فاصله بیاندازید؟ کافیست تا در پنجره find and Replace گزینه More را تایید کنید. سپس گزینه Special را و حروفی را که می‌خواهید جایگزین شود انتخاب کنید. اگر زمانی نخواستید کاراکتری جایگزین شود، گزینه Replace with را دوبار فشار دهید و سپس کلید Delete را اعمال کنید تا مطمین شوید که خالی است سپس گزینه Find Next را فعال کنید تا بصورت دستی جستجو کنید و یک به یک کاراکترها را جایگزین کنید و یا می‌توانید گزینه Replace All را انتخاب کنید تا تمام کاراکترها پاک شوند.